Creative Associates International es una empresa de desarrollo global dinámica y de rápido crecimiento que se especializa en educación, crecimiento económico, instituciones democráticas y estabilización. Con sede en Washington, D.C. Creative tiene presencia de campo en más de 25 países con una sólida cartera de clientes que incluye los EE. UU. Agencia para el Desarrollo Internacional y el Departamento de Estado, entre otros. Desde su fundación en1977, Creative ha ganado una sólida reputación entre sus clientes y es bien vista por los competidores y socios por igual.

ANTECEDENTES DEL PROYECTO: La Actividad Sembrando Esperanza financiada por USAID en Honduras es una actividad de cinco años con el objetivo general para lograr un impacto sostenible y medible en la prevención del crimen, la violencia y la irregularidad Migración en Honduras. El IDIQ facilitará alianzas y fortalecerá los sistemas locales con un enfoque en facilitar el logro de un cambio sistémico y transformador en áreas donde la alta migración irregular y alta superposición de delincuencia y violencia en Honduras.

CONTEXTO DEL PUESTO Y REQUISITOS TÉCNICOS GENERALES: S.E. opera en Tegucigalpa. Esta oficina cuenta con el apoyo de finanzas en la oficina principal en Tegucigalpa, que establece las políticas, los procedimientos y las prácticas del proyecto para la implementación del programa. El equipo de finanzas con base en Tegucigalpa supervisa el cumplimiento, el control de calidad y soporte contable financiero de todas las operaciones de S.E., asegurando un uso eficaz y rentable de los recursos del proyecto a través de la excelencia operacional y un enfoque justo a tiempo (JIT). Para lograr esto, S.E. requiere sistemas sólidos, políticas y procedimientos claros, y análisis de costos para la toma de decisiones basados en evidencia para garantizar que las operaciones del proyecto estén dentro del presupuesto, brindan un servicio al cliente, y facilita la colaboración y flexibilidad con la implementación. El equipo de finanzas trabaja en estrecha colaboración con los departamentos de operaciones, recursos humanos, programas, IT, seguridad, adquisiciones, la casa matriz, y el liderazgo del proyecto.  Además, el equipo de finanzas mantendrá una relación profesional, ética, respetuoso, y efectiva con todos los proveedores, socios, y beneficiarios del proyecto con quienes trabajamos. 

REQUISITOS DE LA DESCRIPCION DEL PUESTO:  El Asistente Administrativo y de Finanzas trabajará bajo la dirección del gerente de Finanzas y en estrecha colaboración con los compañeros de equipo de S.E., en el buen funcionamiento del departamento de finanzas, asegurándose que las gestiones realizadas sean de acorde a las políticas de CREATIVE, USAID y la legislación local. El Asistente Administrativo y de Finanzas apoyará en el soporte de análisis contable y financiero a la respectiva oficina del proyecto y garantizará la presentación de informes financieros basados en los plazos internos y los requisitos contractuales de información financiera.

El Asistente Administrativo y de Finanzas tendrá las siguientes responsabilidades:

Finanzas:

• Llevar a cabo revisiones diarias de la documentación de respaldo para garantizar la integridad, la precisión y el cumplimiento total de las reglamentaciones de Creative/USAID.
• Asegurar que las políticas y prácticas contables se lleven a cabo de acuerdo con los estándares GAAP; los controles internos del proyecto se establezcan e implementen de acuerdo con las políticas de Creative, las reglas / regulaciones de USAID y los términos del contrato.
• Verificar la exactitud de los gastos, los recibos de los proveedores/socios y los códigos contables del proyecto, asegurando las solicitudes de pago tienen las aprobaciones correspondientes.
• Brindar apoyo al Contador en la compilación y presentación del paquete de informes mensuales.
• Apoyar al Contador y el Gerente de Finanzas con el departamento de Subvenciones para revisar los procesos de solicitud de pago.
• Apoyar al Gerente de Finanzas en el seguimiento a las solicitudes de transferencias de fondos a la sede (HQ) para garantizar la ejecución adecuada de fondos en el país.
• Garantizar el procesamiento preciso y oportuno de facturas, anticipos y reembolsos, cheques y pagos de transferencias bancarias.
• Verificar los procesos y comprobantes de caja chica para el reembolso correspondiente.
• Compilar la documentación de respaldo mensual de todas las transacciones del proyecto, y asegura que la integridad, la revisión y aprobaciones apropiadas estén documentadas.
• Revisión de las hojas de tiempo del personal para que la nómina se procese de manera oportuna y precisa.
• Apoyar con el seguimiento financiero de los subcontratistas según sea necesario.
• Responsable de mantener los archivos de documentación en físico y digital.
• Revisar todos los anticipos de viaje y las liquidaciones.
• Apoyar en organizar sesiones de capacitación para el personal del proyecto sobre regulaciones y procedimientos de pago.
• Asegurar el pago oportuno a los proveedores.
• Monitorea e informa sobre los calendarios y obligaciones de pago a proveedores y gobierno local (SAR, INFOP, RAP, IHSS).
• Apoyar en la elaboración de reportes financieros del proyecto Sembrando Esperanza. 
• Otros deberes según le sean asignados.

Auditoria:

• Apoya la preparación de auditorías internas y externas
• Apoya las respuestas y acciones a los comentarios de auditoría interna
• Realiza revisiones diarias de la documentación de respaldo para garantizar la integridad, la precisión y el pleno cumplimiento de las regulaciones de CREATIVE.
• Realiza auditorías puntuales regulares en los archivos del proyecto.
• Garantiza que la documentación de respaldo se cargue en el sistema correspondiente de acuerdo con los plazos establecidos  

Sistemas Financieros:

• Manejo del sistema de contabilidad de campo (DYNAMIC), carpetas compartidas en la nube (SharePoint) para cargar la documentación de respaldo y el sistema de Adquisiciones y Subvenciones (ReQlogic y Smart) de CREATIVE.

Administración:

• Encargado(a) del Área de Información/Recepción:
• Recepción de visitantes y proveedores
• Recepción y envío de documentación y paquetes de oficina
• Coordinación con la Directora de Operaciones para cualquier función administrativa que fuese necesaria.

REPORTARA A:

• El Asistente Administrativo y de Finanzas reportará directamente al Contador y tendrá coordinación para la parte administrativa con la Directora de Operaciones y Administración.   

Calificaciones:

• Título de Perito Mercantil y Contador Público o Pasantes de Licenciatura en Contabilidad Pública y Finanzas, Administración de Empresas, o Carrera afin.
• Estudios de Educación Superior en Finanzas y Contabilidad (Deseable).
• De 1 a 2 años de experiencia trabajando con proyectos o donantes internacionales, en particular de USAID (preferiblemente).
• Experiencia con paquetes automatizados de contabilidad empresarial u otros y suite de oficina de Microsoft.
• Nivel medio de inglés (deseable), suficiente para leer manuales, instrucciones y comunicaciones en inglés.
• Responsable, proactivo (a), que preste atención a los detalles, organizado (a), con actitud de servicio, eficiente y dedicado (a)Disposición para viajar de ser necesario.
• Posición para laborar presencialmente en oficina, de lunes a viernes.